TopImpianti EASY - scheda tecnica

il metodo di gestione preciso e immediato per i lavori e i costi impiantistici

>Anagrafiche clienti e fornitori

TopImpianti Easy permette di gestire tre distinte anagrafiche, due delle quali per l’archiviazione di clienti (un elenco principale ed uno secondario) e la terza dedicata ai fornitori. Sono disponibili le ricerche incrementali su tutti i principali campi per rintracciare rapidamente qualunque nominativo, e ad ogni cliente è associata la sede legale, quella amministrativa ed un numero illimitato di sedi alternative per la spedizione merci. E' possibile esportare le anagrafiche attraverso numerose procedure in tutti i principali formati (testo, Excel, Html etc), e a partire da un cliente è possibile visionare tutti i suoi movimenti di magazzino in modo dettagliato e la sua scheda contabile con debiti e crediti.

TopImpianti Easy include una banca dati con tutti i comuni, i CAP e le province d’Italia, per facilitare la compilazione delle anagrafiche; a questa si affianca un completo database di tutti gli sportelli delle banche d’Italia con ABI, CAB, nome banca, agenzia e indirizzo.

FUNZIONALITA'

• Collegamento con Microsoft Word per la generazione di documenti, prelevando direttamente gli indirizzi dalla scheda anagrafica.

• Stampa delle etichette direttamente dalla scheda anagrafica

• Collegamento di documenti esterni alla scheda anagrafica

• Listini personalizzati per singola anagrafica

• Sconti personalizzati per singola anagrafica

>Magazzino

L’anagrafica magazzino di TopImpianti Easy rappresenta il cuore del programma ed integra le più sofisticate soluzioni di archiviazione articoli, consentendo numerosi criteri di classificazione per soddisfare anche le esigenze più complesse; allo stesso tempo, la nuova l’interfaccia grafica semplifica ogni ricerca e consultazione.

Ogni articolo può essere codificato in più modi grazie ad un’avanzata gestione multicodice:

• Con il codice articolo interno - è il codice identificativo univoco dell’articolo, numerico e progressivo oppure alfanumerico, per adattarsi ad ogni esigenza

• Con il codice articolo produttore - rappresenta il codice originario che il produttore associa all’articolo

• Con il codice articolo fornitore - è il codice che ogni fornitore attribuisce all’articolo. In presenza di più fornitori, si possono gestire altrettanti codici

• Con il codice a barre - ogni articolo può gestire uno o più codici a barre, ai quali è possibile associare una diversa quantità per confezione

• Con il codice di raggruppamento - gli articoli con caratteristiche comuni possono essere legati da un unico codice, per individuare facilmente un insieme di prodotti

FUNZIONALITA'

• Gestione di più tipologie di prezzo: di listino, di acquisto, di vendita, promozionali, spese di trasporto

• Gestione dell’impegnato (impegni di magazzino) dell’ordinato (ordini ai fornitori) e delle giacenze di magazzino

• Associazione di codici e sconti fornitore

• Classificazione degli articoli per reparto, settore e famiglia

• Classificazione degli articoli attraverso una struttura ad albero gerarchico

• Gestione della distinta base delle lavorazioni

• Gestione multideposito

• Gestione dei trasferimenti tra magazzini

• Associazione di immagini agli articoli di magazzino

>Listini produttori e fornitori

I listini non vengono caricati all’interno dell'anagrafica di magazzino, bensì sono gestiti separatamente, esattamente come fossero un catalogo cartaceo appoggiato sulla scrivania, per essere facilmente consultati; si può passare da un listino all’altro rapidamente, grazie ad una barra di accesso che mostra sempre l’elenco di quelli disponibili.

E' quindi possibile iniziare subito a lavorare con TopImpianti Easy, saltando la fase di caricamento delle anagrafiche di magazzino: una prassi spesso scoraggiante e dispendiosa in termini di tempo lavorativo. A mano a mano che gli articoli vengono selezionati dai listini, questi vengono automaticamente riversati nell'anagrafica magazzino che in poco tempo crescerà autonomamente fino a contenere tutto il materiale normalmente usato. Ovviamente rimane sempre la possibilità di inserire manualmente articoli in magazzino, se ad esempio un listino non è disponibile o nel caso di prodotti particolari.

Questo particolare meccanismo di gestione consente di avere sempre l'anagrafica di magazzino “pulita”, esclusivamente con gli articoli effettivamente utilizzati.

FUNZIONALITA'

• Consultazione e gestione di un numero illimitato di listini

• Indicazione dei fornitori principali

• Gestione dei prezzi di vendita libera o derivata dal prezzo di acquisto applicato dal fornitore

• Gestione della scontistica

>Documenti

Con TopImpianti Easy è possibile gestire numerosi tipi di documenti che osservano il principio di “riversamento automatico” dei dati da un processo al successivo: si può cioè generare un documento attraverso la trasformazione di uno o più documenti della precedente fase di lavoro ( ad esempio, da un preventivo ad un ordine). In questo modo si risparmia molto tempo, e soprattutto diminuisce la possibilità di errore umano durante le fasi di vendita e di acquisto.

Le tipologie di documenti che vengono gestite sono le seguenti:

• Fatture, Fatture proforma

• DT, DDT di reso
• Note di accredito, Ricevute fiscali
• Documenti di acquisto
• Preventivi, Offerte e capitolati
• Ordini clienti, Ordini fornitori, Richieste di offerta ai fornitori
• Modelli predefiniti
• Vendita al dettaglio

I documenti relativi alla vendita seguono il flusso del lavoro, a partire dalla creazione dell’offerta fino alla fatturazione finale, e tutte le fasi intermedie si adattano perfettamente alle esigenze personali e ametodi di lavoro. I documenti di acquisto si integrano con i processi di vendita attraverso ordini fornitori, backorder e carichi di magazzino. La gestione informatizzata della commessa è infine il filo conduttore e il collante di tutti i documenti appartenenti ad uno stesso processo, e permetterà di tracciare con estrema precisione tutte le fasi lavorative.

FUNZIONALITA'

• Stampa sia su moduli prestampati che su carta bianca

• Inserimento dei loghi aziendali

• Associazione di immagini al documento da stampare

• Trasformazione documenti

>Offerte e preventivi

TopImpianti Easy semplifica lo studio, la progettazione e l'esecuzione dei lavori perchè integra la nuova tecnologia Visual Structured Information (V.S.I.) per la gestione dei dati in formato visuale. E' una rappresentazione bidimensionale delle informazioni in un piano di lavoro appositamente pensato per descrivere offerte, capitolati e specifiche delle opere, corredato da potenti strumenti semplificanti.

FUNZIONALITA'

• Piano di lavoro visuale per organizzare il lavoro in modo più intuitivo

• Struttura gerarchica dell’offerta/capitolato

• Sezionamento delle offerte per scomporre l’opera nelle sue componenti elementari individuando per ciascuna:

  • - Date di inizio e fine lavori previste

  • - Giorno di consegna sia del lavoro che della singola componente elementare

  • - Riepilogo dei costi e dei ricavi del materiale e della manodopera contenuti nella sezione

  • - Descrizione testuale di lunghezza illimitata della sezione

  • - Elenco analitico del materiale, anche attraverso i macro articoli, elementi finiti anche personalizzabili dall’utente

  • - Dettaglio della manodopera necessaria a portare a termine la sezione

• Console per la gestione dei ricarichi suddivisi tra materiali e manodopera

>Commesse e cantieri

TopImpianti Easy è la soluzione integrata per la gestione di commesse in economia e da capitolato, a partire dall’offerta per arrivare agli stati di avanzamento lavori e fino alla conclusione dell’opera. Ogni passaggio da uno stadio al successivo del processo lavorativo è curato in tutti gli aspetti, in modo tale da minimizzare il tempo dedicato alla gestione e rendere preciso il controllo dei costi. L’intero processo è sintetizzabile in quattro punti fondamentali:

1. Specifica tecnica. Fornisce un piano di lavoro del tutto simile alla gestione “Offerte” in cui sarà possibile definire con precisione il progetto da realizzare, con l’esatto elenco di materiale, manodopera e risorse pianificate. Ogni commessa possiede la propria Specifica Tecnica che puoi creare partendo da un piano di lavoro vuoto oppure, molto più semplicemente, ricalcando esattamente l’Offerta originale confermata dal cliente

2. Ordinazione materiali. Dopo aver definito con esattezza l’entità del progetto e quindi stilato con precisione l’elenco del materiale è possibile effettuare gli ordini ai fornitori; nei casi in cui non sia possibile ricorrere all’uso della Specifica Tecnica, si possono compilare manualmente gli ordini, selezionando il materiale occorrente direttamente dalla anagrafica di magazzino oppure dai listini materiali dei fornitori o dei produttori. Tutti gli ordini conterranno automaticamente i riferimenti alla commessa e alla specifica tecnica,così sarà semplice effettuare il calcolo dei costi esatti sugli effettivi importi di acquisto per ogni parte del lavoro

3. Avanzamento lavori. La gestione dell’avanzamento lavori è il cuore della commessa, in quanto rappresenta il centro raccolta di tutta la documentazione relativa allo stato del cantiere, alla consegna dei materiali e alla gestione di risorse e manodopera. Il risultato di una corretta gestione porterà a conoscere l’effettivo ammontare della manodopera e dei materiali impiegati, consentendo la fatturazione dei lavori in economia oppure il raffronto esatto con le specifiche iniziali del progetto.

4. Fatturazione. Con il progredire dei lavori si possono fatturare i singoli stati di avanzamento con l’ausilio di un’apposita procedura di gestione SAL che permette di calcolare gli importi e produrre la documentazione da allegare per ogni stato di avanzamento.

Al termine dei lavori in cantiere, si può chiudere la commessa e procedere alla fatturazione manuale (a corpo) o automatica: con essa verranno riportati in modo analitico tutti i riferimenti alle risorse impiegate e ai documenti di trasporto con il relativo dettaglio. La fattura riepilogativa è legata alla propria commessa di orgine allo stesso modo di tutti gli altri documenti.

E' presente infine un modulo, trasversale a tutti gli altri, dedicato alle imprese certificate con sistema di qualità ISO 9000 e comprendente funzioni per la pianificazione dei controlli di qualità, la gestione del punteggio dei fornitori, la generazione di statistiche per il riesame della direzione, ecc.

FUNZIONALITA'

• Gestione della specifica tecnica dell’opera

• Pianificazione della produzione

• Pianificazione delle risorse di produzione

• Automatismi per la generazione degli ordini ai fornitori e richieste di offerta diretta al fornitore

• Automatismi per la scelta del “miglior” fornitore

• Generazione dell’ordine a fornitore a partire dalla richiesta di preventivo o dal “miglior” prezzo

• Gestione dello stato avanzamento lavori

• Caricamento del materiale, delle risorse e della manodopera a commessa

• Raffronto tra preventivo e consuntivo

• Gestione della fatturazione di commessa